Organiser une conférence

Si tu lis ces lignes, c'est que soit tu veux organiser une conférence et la retransmettre en Live sur internet, soit tu est simplement intéressé par le travail que fournis l'équipe Gadz.TV. Je vais partir du principe que tu veux organiser une conférence. ;)

L'organisation d'une conférence retransmise en Live demande de la préparation. Comme pour un programme télévision, on définis à plusieurs intervenants un rôle. Si un des intervenants ne joue pas son rôle, c'est toute la retransmission qui en pâtit.

L'équipe Gadz.TV intervient sur des conférences de différents types et différents sujets. Il faut partir du principe qu'elle ne connait pas ton sujet. Elle joue le rôle de producteur et de techniciens (cadreur, parfois son, parfois monteur, etc.), elle peut aussi servir de conseiller pour la réalisation. Mais le véritable réalisateur, c'est toi, et c'est le rôle le plus important ! Le réalisateur sera l'interlocuteur privilégié des intervenants, de la production (l'équipe Gadz.TV dans notre cas) ainsi que des techniciens (l'équipe Gadz.TV et d'autres intervenants techniques liés au lieu où se déroule la conférence).
Il faut être clair dès le début, si tu n'est pas motivé, passe ton chemin !

La conférence

Tout d'abord, on n'organise pas une conférence retransmise en direct sans que les conférenciers soient prévenus bien entendu. Non seulement tu dois les prévenir, mais ils doivent surtout donner leur consentement. L'équipe Gadz.TV, en bon producteur, te demandera d'ailleurs de faire signer aux différents intervenants un papier concernant le droit à l'image nous permettant de diffuser comme bon nous semble la conférence enregistrée.

Avoir l'accord du conférencier n'est pas tout, tu dois aussi t'assurer de sa collaboration :

• il devra nous fournir à l'avance (une semaine si possible), les présentations / vidéos / autres multimédias s'il y en a
• de plus, on ne regarde pas une conférence à l'écran comme on la regarde en réel. Il faut s'assurer que le conférencier ne bougera pas beaucoup, voir reste à sa place (le mieux étant un pupitre ou un bureau). En effet, si le conférencier fait les 100 pas sur scène ou même se balance, la camera devra le suivre et le téléspectateur aura rapidement la nausée...
• il devra faire en sorte de garder le micro bien en face de lui, éviter de le tripoter, éviter de tourner la tête sans amener le micro avec lui, éviter de partir du pupitre pour répondre à une question. Le mieux est bien sûr d'avoir un micro-cravate, mais ce n'est pas toujours possible.

Il faut éviter d'avoir du retard sur le début de la retransmission (le téléspectateur n'attendra pas derrière son écran).
Pour des conférences assez longue et notamment s'il y a plusieurs intervenants, il faut faire en sorte de minuter la programmation, avoir un "storyboard", c'est notamment le réalisateur qui est en charge d'écrire ce storyboard puis de le faire respecter aux intervenants dans la mesure du possible.

Ensuite, il y a plusieurs moyens de faire participer le public :

• Y aura-t-il un temps de questions / réponses ?
• Est-ce qu'on souhaite faire participer les internautes ?
• Prévois-t-on un mur twitter ?
• ...

La technique

Le mieux pour l'emplacement de la technique dans la salle est de pouvoir se trouver à peu près en face de l'intervenant (de 5 à 10 mètres), et s'assurer que rien ne viendra boucher la prise de vue (on boucle les possibilités d'aller et venue devant la caméra). L'emplacement devra avoir au moins une prise électrique (il est bien de prévoir une multi-prise), les câbles internet et sons devront y être amenés. Enfin, il faudra au moins une grande table et deux chaises (plus si la conférence demande plus de deux intervenants techniques).
Il faut éviter de mettre l'intervenant devant un écran où il y a une projection car il se retrouve alors en contre-jour. Si possible, l'intervenant devra être correctement éclairé.

Prévoir une ligne internet stable (via un cable) et non partagé. Le mieux est de pouvoir faire un essai de connexion quelques jours avant la conférence. Débit en up nécessaire pour de la HD : 400ko/s, sinon 200 ko/s

Pour le son, le mieux est d'utiliser la sonorisation intégrée à la salle. Dans ce cas, il faut qu'un technicien son s'occupe de la sonorisation de la salle, et nous permette de nous brancher sur la console de mixage. Dans le cas où il n'y a pas de sonorisation, nous avons un peu de matériel, mais le rendu sera beaucoup moins bon (une personne parle mieux dans un micro si elle s'entend). Il faut prévoir un micro par intervenant (micro-cravate si possible), ainsi que un ou deux micros sans fil pour enregistrer les questions dans la salle. Prévoir une ou deux personnes qui se ballade dans la salle pour passer les micros.

La communication

Pour réussir le live, il faut aussi des téléspectateurs ! Notamment si on compte faire participer le public en ligne. Il faut donc soigner la communication pour faire connaitre sa conférence et appâter le téléspectateur.

Plusieurs outils s'offrent à toi pour communiquer :

• le site Gadz.tv : c'est le premier endroit où les personnes cherchant les prochaines conférences diffuser iront. Il s'agit de préparer la page où aura lieu la retransmission en tout premier lieu.
  On aura besoin du de la conférence, d'une accroche, d'une présentation plus complète avec si besoin le sommaire, des infos sur les conférenciers, bien en tendu les dates heures et lieu de la conférence et tout autres informations utiles,
• Afin d'informer des prochaines manifestations, les différentes newsletters de la communauté sont un canal à privilégier. un titre, une accroche et un lien vers la page de la conférence seront utiles,
• D'autres canaux de communications peuvent être utilisés comme Twitter, Viadeo, Linkedin, Facebook...

Pack Conférence Gadz.TV

Pour simplifier l'organisation de la retransmission des conférences, Gadz.TV a fait en sorte d'industrialiser la réalisation. Ainsi la production te propose un pack conférence à moindre prix.

Ce pack concerne les manifestations se déroulant directement à l’hôtel au 9 bis avenue d'Iéna. Il comprend :

• la prise de vue avec une camera pour un conférencier statique (pupitre ou bureau). Si plusieurs conférenciers sont prévus, ils parlent chacun leur tour ou sont filmés en plan plus large (ils doivent donc être regroupé et être statique),
• un outil permettant de récupérer en temps réel les présentations (un seul ordinateur à la fois),
• un montage en temps réel avec la camera et la présentation,
• un éclairage 2 points pour la prise de vue (dans la limite des stocks disponibles...),
• jusqu'à 2 micro-cravates et 2 micros mains pour la prise de son (prévoir à minima un micro-cravate pour le conférencier et un micro main pour les questions de la salle), la sonorisation de la salle n'est pas comprise mais et fortement recommander (demander à Sodexo). En salle larochefoucauld, c'est la sonorisation intégrée de la salle qui doit être utilisée,
• retransmission en live du montage réalisé en temps réel (sauf si un autre live est déjà prévu),
• enregistrement en local puis mise à disposition en VOD sur Gadz.TV sans retouche du montage réalisé en temps réel (pas d'engagement sur le calendrier, cette partie étant réalisé par un bénévole).

Les prestations qui sortent de ce cadre sont aussi réalisable mais pas au même prix...
Pour plus de détail et recevoir le devis pour ta conférence, contacter laurent.bourrouilhou@gadz.org.